物业公司行政办公管理制度【推荐3篇】
物业公司行政办公管理制度 篇一
随着城市建设的不断发展，物业管理行业也迅速崛起。作为承担着社区公共事务和维护业主权益的重要机构，物业公司在行政办公管理方面的规范化程度对于提高服务质量和效率至关重要。为此，建立完善的行政办公管理制度成为了物业公司不可忽视的任务。
首先，行政办公管理制度应明确各部门的职责和权限。物业公司涉及的工作范围广泛，包括物业维修、保洁、安保、秩序维护等多个方面。因此，制度应明确各个部门的职责和权限，以便各部门能够高效协同工作，避免重复劳动或者工作流程中的漏洞。同时，也需要制定明确的汇报机制，确保各部门的工作进度和问题能够及时上报和解决。
其次，行政办公管理制度应规范内部流程和文书管理。物业公司的行政办公工作包括文件传阅、会议管理、合同签署等多个方面。为了提高工作效率和减少错误发生的概率，制度应规范内部流程，明确每个环节的责任人和时间节点。同时，对于重要的文书，如合同、决议等，制度应明确管理的方式和存档要求，确保文书的安全性和可查性。
此外，行政办公管理制度还应注重信息化建设。随着信息技术的不断发展，物业公司的行政办公工作也应适应时代的变化。制度应规定信息的录入、存储和查询方式，确保信息的准确性和及时性。同时，也需要制定信息安全管理制度，保护公司和客户的隐私和敏感信息。
最后，行政办公管理制度还应注重培训和考核机制。制度的建立只是一个开始，如何确保制度的有效执行才是关键。物业公司应定期组织培训，提高员工对制度的认知和理解。同时，还应建立相应的考核机制，对员工的执行情况进行评估，并给予相应的奖惩措施，以激励员工遵守制度。
综上所述，物业公司行政办公管理制度的建立和完善对于提高服务质量和效率具有重要意义。通过明确职责和权限、规范流程和文书管理、注重信息化建设、以及培训和考核机制，物业公司将能够更好地履行职责，提供更加优质的服务。
物业公司行政办公管理制度 篇二
随着城市化进程的推进，物业公司的规模和业务范围也在不断扩大。为了提高行政办公管理效率和质量，物业公司需要建立一套科学、规范的行政办公管理制度。
首先，物业公司行政办公管理制度应明确各级管理人员的职责和权限。行政办公管理涉及到的工作范围广泛，包括人事管理、财务管理、行政事务管理等多个方面。制度应明确各级管理人员的职责和权限，确保各级管理人员能够按照职责履行岗位职责，避免职责不清导致工作混乱。
其次，制度应规范行政办公工作的流程和标准。行政办公工作包括文件传阅、会议组织、行政文书处理等多个环节。为了提高工作效率和减少错误发生的概率，制度应规范行政办公工作的流程和标准，明确每个环节的责任人和时间节点。同时，对于重要的行政文书，如通告、公告等，制度应明确管理的方式和存档要求，确保文书的准确性和可查性。
此外，行政办公管理制度还应注重信息化建设。随着信息技术的不断发展，物业公司的行政办公工作也应适应时代的变化。制度应规定信息处理的方式和流程，明确数据的录入、存储和查询方式，确保信息的准确性和及时性。同时，也需要制定信息安全管理制度，保护公司和客户的隐私和敏感信息。
最后，行政办公管理制度还应注重培训和考核机制。制度的建立只是一个开始，如何确保制度的有效执行才是关键。物业公司应定期组织培训，提高员工对制度的认知和理解。同时，还应建立相应的考核机制，对员工的执行情况进行评估，并给予相应的奖惩措施，以激励员工遵守制度。
综上所述，建立和完善物业公司行政办公管理制度对于提高管理效率和质量具有重要意义。通过明确职责和权限、规范流程和标准、注重信息化建设、以及培训和考核机制，物业公司将能够更好地履行职责，提高行政办公工作的效率和质量。
物业公司行政办公管理制度 篇三
物业公司为了更好的发展，特制定相关管理规定。以下是小编搜集并整理的有关内容，希望对大家有所帮助！
第一章 总则
第1条目的
为树立良好的公司形象，规范行政办公工作，维护良好的工作环境，保障公司各项业务的正常运转，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于所有在我公司工作的正式员工、兼职人员及临时工。
第3条归口管理
行政人事部是行政办公管理工作的归口管理部门，负责公司行政工作的各相关事项。
第二章 办公管理
第4条员工应遵守公司的规章制度，自觉维护办公环境的清洁、安静。
第5条办公室应保持整洁，无杂物，工作台上摆放的办公用品应整齐有序。
第6条保持办公室肃静，工作时间不得高声喧哗。
第7条工作时间不离岗、串岗，不聚众聊天，不打瞌睡，不在办公室内吃零食。
第8条上班时间，严禁办理私人事情，因公外出应向本部门负责人请假。
第9条接待来访，应起身相迎，做到态度和蔼，彬彬有礼；来客告辞，起身相送；在回答来客询问时，不得泄露公司管理制度及有关公司机密事项。
第10条下班或因事离开办公室，应人走灯熄，关好门窗、电源等。
第11条爱护公物，节约使用办公用品。
第12条讲究文明礼貌，注重仪表仪容，按规定着装；接待来访客人，应热情主动。
第三章 会议管理
第13条各种会议由召集者负责组织安排，并对出席对象提前发出通知。
第14条会议召开之前应确定议题、参会对象，准备好有关的会议资料、文件。
第15条会议出席者应安排好工作，准时到会，并带笔记本及相关会议资料，如因故无法参加会议，须提前向会议组织者请假。
第16条会议坚持效率原则，各发言者应事先做好准备，发言应简明扼要，以使会议起到应有的效果。
第17条公司的固定性会议为公司经理办公会议、项目区域办公会议、部门例会及班组例会。
1.公司经理办公会议原则上每月召开一次，参会对象为公司总经理、各项目区域常务经理、经理助理及相关人员。
2.项目区域办公会议于每月10日召开，参会对象为常务经理、经理助理、项目区域职能主管、管理处主任。
3.部门例会于每旬第一个星期五召开，参会对象为部门所有人员。
4.各班组每月至少组织一次例会，进行业务培训、学习（具体时间由部门确定）。
第18条如遇特殊情况，会议组织者须另行通知；上一级别会议与本级别会议在时间上有冲突时，以上一级别会议为主，本级别会议作相应时间调整。
第19条凡会议所作的决议、决定及重要事项必须形成会议纪要，经行政人事部整理后以文件形式印发并贯彻执行。
第四章 公文管理
第20条各级政府、上级部门下发和其他单位抄送的公文，统一由行政人事部行政专员收管，并负责签收、分类、登记和分发、传阅。
第21条以公司名义发出的各种文件须编号、登记，统一对外发送。
第22条公文处理程序
1.行政专员将公文登记、分类，交行政人事部经理审阅并提出拟办意见。
2.行政专员根据拟办意见，送有关部门相关人员阅办。
3.领导批办的公文，按批示意见交有关部门负责办理。
4.如承办过程中有疑问或问题，应及时请示、报告。
5.办理完毕后，相关部门应填写承办结果，连同原文件退回行政人事部存档。
第23条对送阅文件要抓紧时间阅读，各部门人员不得无故拖延或扣押，文件传阅后，阅文人须签名并写上时间，
第24条文件一律由专人传送，一般不得横向传阅。
第五章 印章使用管理
第25条公司印章由公司总经理指定专人保管，法定代表人印章、财务专用章由财务部专人分开保管。印章未经公司总经理批准，不得随意交与他人保管、使用。
第26条部门印章由部门负责人保管或指定专人保管。
第27条印章使用审批规定如下。
1涉及人员调动（任免）、以公司名义签署的合同协议、财务收支及对外发文、发函等方面用章，由公司总经理批准。
2有关业务管理工作用章，由项目区域常务经理批准。
3使用法定代表人印章，由公司总经理批准。
4使用部门印章、有关业务管理工作用章，由部门负责人批准。
第28条未经领导批准，公司人员不得私自用章，不准携带公章外出，不准盖出空白信笺。
第29条对不符合用章规定的事项，印章保管人员有权拒绝盖章；对违反用章规定或弄虚作假，造成重大影响或经济损失的，要追究保管人、当事人的责任。
第30条刻制印章，须经公司总经理批准。作废的印章应及时封存。
第六章 传真机、复印机、计算机管理
第31条为确保办公设备的正常运行和使用，公司指定专人保管、使用，非操作人员，未经许可不得私自使用。
第32条为节约纸张和能源，公司严格控制复印和传真数量，非必要不予复印和传真。
第33条公司一般不承接外单位及私人委托的打印、复印、传真业务，特殊情况须经领导同意。
第34条计算机内存资料注意保密，凡涉及机要文件资料须加密码保存，未经批准，任何人不得提取（阅）电脑内存信息、数据资料。
第35条凡内部常用业务资料、数据，必须进行备份处理，以免丢失。
第36条严格控制计算机外部软件流入管理，严禁安装和使用游戏软件（盘），以防电脑感染病毒。
第37条工作结束后，应做好办公设备的日常保养和清洁工作，并及时处理废弃稿件，切断电源。
第七章 保密工作规定
第38条凡符合下列条款之一者，均属于公司机要文件，不得泄露。
1.关于重要决策或计划。
2.关于人事问题。
3.关于会议重要的讨论事项。
4.关于业主或租户的档案资料。
5.契约、协定或根据协商而决定的事项。
6.特别指定的事项。
第39条机要文件按保密等级可分为以下三级。
1.秘密，不能向相关人员以外者公开。
2.机密，不能向外公开。
3.绝密，不能向特别指名的最小范围内的工作人员以及承办人员以外者公开。
第40条机要文件、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的负责人负责。
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第42条机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发至有关部门时，必须有收件人签字。
第43条机要文件来往传递（包括传真），应指定专人传接或采取亲启信函方式进行。
第44条机要文件须经制发部门负责人同意后方可复制。机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在发文簿上记载复制件的去向。
第45条秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门负责人负责，由专人进行分发和传送。
第46条机要文件及其相关草案、其他无用资料的销毁，由所管负责人负责。
第八章 档案管理
第47条档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别由公司、部门管理或专人负责档案管理工作。
第48条公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门、经办人负责将用完的文件、资料及时归档。
第49条文件结案移送归档时，相关人员须检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查。
第50条文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。
第51条档案管理人员做好收件登记、编号、运转、催办工作，对按规定程序符合立卷标准要求的文件，及时进行分类、立卷及归档。
第52条档案管理人员每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
第53条档案管理人员保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫措施。
第54条档案管理人员每年按规定清理一次，对已到保管期限、确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。
第55条公司严格履行档案调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅，确因工作需要须复印或摘抄文件，须经领导批准。
第56条借阅人员不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
第57条对于归还的档案，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。
第九章 附则
第58条本制度由公司行政人事部拟定，其解释权、修改权归公司行政人事部。
