受控文件管理制度(优选6篇)

受控文件管理制度 篇一

受控文件管理制度的重要性及实施方法

受控文件管理制度是企业中非常重要的一项制度，它的目的是确保企业的文件能够得到有效的控制和管理，以保证企业的运作顺利进行。在现代信息化时代，文件管理已经不再是一项简单的任务，而是需要进行精细化和系统化管理的过程。下面将介绍受控文件管理制度的重要性以及实施方法。

首先，受控文件管理制度的重要性体现在以下几个方面。首先，受控文件管理制度可以提高企业的工作效率。通过对文件的统一管理和规范化操作，可以减少工作中的重复劳动和错误，节省时间和精力。其次，受控文件管理制度可以增强企业的信息安全性。通过对文件的分类存储和权限管理，可以确保文件的机密性和完整性，避免信息泄露和丢失。此外，受控文件管理制度还可以提高企业的决策能力和应变能力。通过对文件的归档和检索，可以为企业的决策提供及时和准确的信息支持，帮助企业做出正确的决策。最后，受控文件管理制度可以提升企业的形象和竞争力。规范的文件管理流程和可靠的文件信息可以让企业在与合作伙伴和客户的沟通中表现出高效和专业的形象，提升企业的竞争力。

其次，实施受控文件管理制度需要注意以下几个方面。首先，企业需要建立完善的文件管理制度和流程。制定明确的文件管理规范和操作流程，明确文件的分类、命名、存储和销毁等环节，确保文件的整理和管理工作能够有序进行。其次，企业需要建立合适的文件管理系统。选择适合企业需求的文件管理系统，可以提高文件的管理效率和可靠性。同时，要确保文件管理系统的安全性和稳定性，以保护企业的文件信息不受损害。再次，企业需要加强员工的文件管理能力培训。提供相关的培训和指导，让员工了解文件管理的重要性和方法，培养良好的文件管理习惯。最后，企业需要定期进行文件管理的审核和评估。通过对文件管理制度和流程的审核和评估，发现问题并及时改进，确保文件管理制度的有效性和可持续性。

综上所述，受控文件管理制度对于企业的正常运作和发展非常重要。它可以提高工作效率、增强信息安全性、提升决策能力和应变能力，以及提升企业的形象和竞争力。在实施受控文件管理制度时，企业需要建立完善的文件管理制度和流程，选择合适的文件管理系统，加强员工的文件管理能力培训，以及定期进行文件管理的审核和评估。只有这样，企业才能够有效地管理和控制文件，确保企业的运作顺利进行。

受控文件管理制度 篇二

受控文件管理制度的优势与挑战

受控文件管理制度作为企业管理中的重要一环，对于保证文件的安全性和有效性起到了至关重要的作用。然而，实施受控文件管理制度也面临着一些挑战。下面将分别介绍受控文件管理制度的优势与挑战。

首先，受控文件管理制度的优势体现在以下几个方面。首先，它可以提高文件的安全性。通过对文件的分类存储和权限管理，可以确保文件的机密性和完整性，避免信息泄露和丢失。其次，受控文件管理制度可以提高工作效率。通过对文件的统一管理和规范化操作，可以减少工作中的重复劳动和错误，节省时间和精力。此外，受控文件管理制度还可以提升企业的形象和竞争力。规范的文件管理流程和可靠的文件信息可以让企业在与合作伙伴和客户的沟通中表现出高效和专业的形象，提升企业的竞争力。最后，受控文件管理制度可以提高决策的准确性和及时性。通过对文件的归档和检索，可以为企业的决策提供及时和准确的信息支持，帮助企业做出正确的决策。

然而，实施受控文件管理制度也面临着一些挑战。首先，受控文件管理制度的实施需要投入大量的时间和精力。需要制定完善的文件管理制度和流程，建立合适的文件管理系统，并对员工进行相关的培训和指导。这些都需要企业投入大量的时间和精力。其次，受控文件管理制度的实施需要全员参与和配合。只有全员共同参与和配合，才能够确保文件管理制度的有效性和可持续性。然而，在实际操作中，往往会出现一些员工不重视文件管理的情况，这给实施受控文件管理制度带来了一定的挑战。最后，受控文件管理制度的实施需要不断进行审核和改进。随着企业的发展和变化，文件管理制度也需要进行相应的调整和改进。然而，这需要企业具备一定的管理和改进能力，否则很容易出现文件管理制度无法跟上企业发展的问题。

综上所述，受控文件管理制度在保证文件的安全性和有效性方面具有重要的优势。它可以提高文件的安全性、工作效率、企业形象和竞争力，以及决策的准确性和及时性。然而，实施受控文件管理制度也面临着一些挑战。需要投入大量的时间和精力，全员参与和配合，以及不断进行审核和改进。只有充分认识到这些挑战，并采取相应的措施，企业才能够有效地实施受控文件管理制度，确保文件的安全和有效。

受控文件管理制度 篇三

　　一、目的：

　　为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。

　　二、文件的编制：

　　2.1所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件，101为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件，201为部门的第一份管理体系。

　　2.1.1YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。

　　2.1.2YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。(同上)

　　2.2版本版式:

　　2.2.1A/0A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为1.2.3，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推;

　　2.2.31/N文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推;

　　2.2.3如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号。

　　三、文件的分发：

　　1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。

　　2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。

　　四、文件的管理：

　　1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过。

　　2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。

　　五、文件的修改：

　　1、所有受控文件的修改均由总经办统一修改，其他任何部门或个人无权擅自对受控文件进行修改。

　　2、所用文件如在实行中有不足需要修改时，应经过各部门经理、主管会议决定，确实不可行时，方可修改。

　　3、文件修改后，人事文员应立即将新文件发放到涉及部门，同时将修改后的文件收回，并加盖更改章封存。

受控文件管理制度 篇四

　　1、目的

　　为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。

　　2、适用范围

　　适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。

　　3、职责

　　3.1质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理;

　　3.2总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理;

　　3.3各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。

　　3.4生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。

　　4、管理要求

　　4.1受控文件的发放

　　4.1.1各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。

　　4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。

　　4.1.3受控文件分发号应严格执行下表的规定：

　　4.1.4受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人签字接收。接收人的签字应与文件分发号相对应。

　　4.2受控文件的保管与使用

　　4.2.1各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。其职责包括修订本部门“受控文件清单”;妥善整理、装订和保管;借阅时进行登记并及时回收;文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。

　　4.2.2受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。

　　4.3受控文件的复制

　　4.3.1使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。

　　4.3.2所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。

　　4.3.3复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号(两位)”，发放日期为复制后实际发放的日期。

　　4.3.4复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。

　　4.4受控文件的更改与收回

　　4.4.1受控文件由文件归口部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件资料发放处置单”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。

　　4.4.2受控文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件归口部门及时收回并加盖“作废”章。

　　4.4.3人员离职、部门合并或撤消的，原分发的受控文件应由文件归口部门及时收回。

　　4.4.4文件收回时由文件归口部门填写“文件回收处置单”，由交、收双方签字。

　　4.4.5作废文件收回后由文件归口部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。

　　4.5电子版受控文件的管理

　　4.5.1在公司内部局域网和网站上公布的受控文件，只供公司员工在线学习和下载记录单式。不应擅自下载受控文件中除空白记录单式外的其他内容。

　　4.5.2文件归口部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。

　　4.6提供给客户使用的文件的管理。

　　4.6.1销售部应要求客户方建立相应的文件管理办法，对我方提供的文件严格按受控文件要求进行控制。

　　4.6.2销售部应以每一客户为单位建立文件发放档案，填写“文件资料发放处置单”，文件发放后应要求对方确认并登记。

　　4.6.3客户对我方提供的文件如需复制，应填写该单位的“发放记录”并回传至我方进行确认。

　　4.6.4凡我方更改的文件，应及时收回原文件并填写该单位的“回收记录”，回传至我方进行确认。

　　4.6.5销售部应将所填写的以每一供方为单位的“文件资料发放处置单”，以及收到的“发放记录”、“回收记录”一起建立供方档案，妥善保管。

受控文件管理制度 篇五

　　第一条：为提高我局规范性文件的质量，确保规范性文件的合法性，保护行政管理相对人的合法权益，根据《行政许可法》的规定，结合本局实际，制定本办法。

　　第二条：本局依法制定，涉及管理相对人权利、义务，具有普遍约束力并可反复适用的规定、办法、细则、决定、通告等文件的起草、审查、备案、登记、公布，适用本办法。

　　下列文件不适用本办法：

　　（一）部署工作，规范本机关、本系统内部工作的文件；

　　（二）会议纪要。

　　第三条：规范性文件资料应贴合下列规定：

　　（一）贴合法律、法规、规章的规定；

　　（二）贴合职权法定原则；

　　（三）与WTO原则或其他规范性文件相协调，无地方保护和行业保护的规定。

　　第四条：规范性文件不得创设下列事项：

　　（一）行政许可；

　　（二）行政事业性收费；

　　（三）行政处罚；

　　（四）行政强制措施；

　　（五）限制或者处分公民、法人或者其他组织的法定权益；

　　（六）法律、法规、规章规定之外的义务。

　　第五条：法制办负责对规范性文件进行监督和管理（包括规范性文件的制定、审查、废止、备案、清理、汇编等）。

　　第六条：规范性文件原则上由业务工作机构指定专人负责起草。需报市政府或市人大批准的规范性文件，应由业务工作机构组织起草小组进行起草。起草小组能够吸纳有关部门的人员、有关专业人员或社会团体的代表参加。

　　第七条：规范性文件初稿构成后，应由负责起草的业务工作机构将以下材料提交法制办审查：

　　（一）规范性文件文本；

　　（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

　　（三）制定规范性文件的依据文本。

　　规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。

　　第八条：法制办应当在收到送审材料之日起7个工作日内提出审查意见。遇特殊情景，可再延长7个工作日。

　　第九条：法制办按照本办法第三条、第四条的规定，对规范性文件进行审查并按下列规定处理：

　　（一）贴合本办法第三条、第四条规定的，签署同意意见后转局办公室进行文字把关；

　　（二）送审材料不贴合本办法第三条、第四条规定的，将送审材料退回负责起草的业务工作机构，并书面说明理由；

　　（三）送审材料只存在立法技术问题的，予以修改并签署同意意见后转局办公室进行文字把关。

　　第十条：凡资料涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，经局办公会议讨论决定或局长批准后，由法制办负责提交以下材料送市政府法制办公室，由市政府法制办公室按照有关规定进行登记审查：

　　（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；

　　（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

　　（三）制定规范性文件的依据文本；

　　（四）本部门法制工作机构的书面意见。

　　规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。

　　第十一条：凡资料不涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，由主管局领导审核经局长批准后签发，并应自发布之日起7个工作日内由法制办将下列材料送市政府法制办公室进行备案审查：

　　（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；

　　（二）制定规范性文件的'说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

　　（三）制定规范性文件的依据文本；

　　（四）本部门法制工作机构的书面意见。

　　负责起草规范性文件的业务工作机构应当在规范性文件发布后3日内将第一款第（一）、（二）、（三）项材料交法制办。

　　第十二条：规范性文件除按本办法第九条、第十条规定交市政府法制办进行登记审查和备案审查以外，还应在发布之日起3日内由负责起草的业务工作机构将规范性文件文本一式五份交法制办，由法制办统一送市政府法制办、市人大、上级质监局等部门备案。

　　第十三条：规范性文件应当自发布之日起30日内在本局网站上公开，亦可同时采取其他方式公开。规范性文件在本局网站的公开程序按照本局政务公开的有关规定执行。

　　第十四条：规范性文件应自发布之日起30日后施行。确因特殊情景，不立即施行将有碍于规范性文件正确施行的，可自发布之日起施行。

　　第十五条：规范性文件目录由法制办按年编印发布，规范性文件按政府每届任期汇编一本。

　　第十六条：对违反本办法的职责追究，按照《仪征市规范性文件制定与备案审查办法》规定处理。

　　第十七条：本办法由扬州市仪征质量技术监督局法制机构负责解释。

　　第十八条：本办法自发布之日起施行。

受控文件管理制度 篇六

　　机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

　　一、办理程序

　　(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

　　(二)按领导签批的范围进行传阅。

　　(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

　　(四)归档，交上级部门。

　　二、传阅

　　(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

　　(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

　　(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

　　三、保密

　　(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

　　(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。

　　(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

　　(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

　　(五)涉密文件，不得复制或摘抄。

　　四、归档

　　(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。

　　(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

　　(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

　　(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。