外来文件管理制度【优质5篇】

外来文件管理制度 篇一

外来文件管理制度的重要性和必要性

随着全球化的发展，各国之间的交流和合作日益频繁，外来文件的管理变得尤为重要。外来文件指的是来自外部机构或个人的文件，包括合同、报告、信函等。这些文件对企业和组织的运营和决策起着重要的作用，因此建立一套完善的外来文件管理制度是非常必要的。

首先，外来文件管理制度可以确保文件的安全性。外来文件可能包含机密信息，例如商业机密、客户信息等。如果没有有效的管理制度，这些信息可能会被泄露或丢失，从而对企业或组织造成严重的损失。通过建立外来文件管理制度，可以规定文件的存储、传输和访问权限，确保文件的安全性。

其次，外来文件管理制度可以提高工作效率。在没有明确的管理制度的情况下，文件可能会被分散存储、重复创建或丢失，导致查找和使用文件变得困难和耗时。通过建立外来文件管理制度，可以规定文件的命名规范、存储位置和归档要求，使文件的查找和使用更加方便和高效。

此外，外来文件管理制度还可以促进信息共享和协作。在跨部门或跨组织的合作中，不同的人员需要共享和使用外来文件。如果没有明确的管理制度，可能会出现文件版本不一致、权限混乱等问题，从而影响协作效果。通过建立外来文件管理制度，可以规定文件的共享和协作流程，提高协作效率和准确性。

最后，外来文件管理制度还可以为企业或组织的法律合规提供支持。外来文件可能涉及合同、法律法规等敏感内容，如果没有明确的管理制度，可能会违反法律法规或合同约定。通过建立外来文件管理制度，可以规定文件的合规要求，确保企业或组织的合法合规运营。

综上所述，外来文件管理制度的建立是非常重要和必要的。它可以确保文件的安全性、提高工作效率、促进信息共享和协作，同时为企业或组织的法律合规提供支持。因此，我们应该重视外来文件管理制度的建立和执行，以保障企业或组织的正常运营和发展。

外来文件管理制度 篇二

建立外来文件管理制度的关键步骤和注意事项

建立一套完善的外来文件管理制度是确保文件安全和提高工作效率的关键。下面将介绍建立外来文件管理制度的关键步骤和注意事项。

第一步是明确管理目标和需求。在制定外来文件管理制度之前，需要明确管理的目标和需求。例如，文件的安全性、工作效率、信息共享和协作等。根据不同的管理目标和需求，可以制定相应的管理制度。

第二步是制定管理规定和流程。根据管理目标和需求，制定相应的管理规定和流程。例如，文件的命名规范、存储位置和归档要求；文件的传输、访问和权限管理等。这些规定和流程应该明确、具体，并且易于执行和遵守。

第三步是培训和宣传。在建立外来文件管理制度之后，需要对相关人员进行培训，使他们了解和掌握管理规定和流程。同时，还需要进行宣传，让所有人员都意识到外来文件管理的重要性和必要性。培训和宣传可以通过内部培训、会议、邮件等方式进行。

第四步是建立监督和评估机制。建立外来文件管理制度之后，需要建立相应的监督和评估机制，确保制度的有效执行和运行。可以通过定期检查、抽查、评估等方式进行监督和评估，发现问题和改进不足之处。

第五步是不断改进和完善。外来文件管理制度是一个不断改进和完善的过程。在执行过程中，可能会发现一些问题和不足之处，需要及时进行改进和完善。可以通过收集意见和建议、经验总结、借鉴他人的做法等方式进行改进和完善。

在建立外来文件管理制度的过程中，还需要注意以下几点。首先，要与相关部门和人员进行充分沟通和协调，确保制度的合理性和可行性。其次，要充分考虑实际情况和需求，制定符合实际的管理规定和流程。最后，要注重制度的执行和落实，通过监督和评估确保制度的有效执行和运行。

总之，建立外来文件管理制度是确保文件安全和提高工作效率的关键。通过明确管理目标和需求、制定管理规定和流程、培训和宣传、建立监督和评估机制以及不断改进和完善，可以建立一套完善的外来文件管理制度，从而保障企业或组织的正常运营和发展。

外来文件管理制度 篇三

　　1目的

　　为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

　　2适用范围

　　国家有关法律法规；

　　压力管道元件制造相关安全技术规范；

　　压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；

　　型式试验报告、监督检验报告；

　　分供方产品质量证明文件、资格证明文件。

　　3控制内容

　　3.1办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。

　　3.1.1积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的发展动态；

　　3.1.2及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准；

　　3.1.3经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；

　　3.1.4每年定期对公司所有采用的法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管；

　　3.1.5产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认；

　　3.2外来文件的保管、发放和借阅。

　　3.2.1外来文件统一由办公室负责保管；

　　3.2.2外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；

　　3.2.3外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；

　　3.2.4本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。

　　4本制度由办公室负责实施。

外来文件管理制度 篇四

　　1、目的:

　　对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。

　　2、适用范围:

　　适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。

　　3、引用文件:

　　3、1质量手册第4、5章

　　3、2 iso9002标准第4、5章

　　4、职责:

　　4、1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。

　　4、2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理

呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。

　　4、3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。

　　5、工作程序:

　　5、1外来文件的接收:

　　5、1、1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。

　　5、1、2公司各部门的.业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。

　　5、2外来文件的处理:

　　5、2、1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。

　　5、2、2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。

　　5、2、3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。

　　5、3外来文件的档案管理:

　　5、3、1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。

　　5、3、2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出具体处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。

　　5、3、3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。

　　6、支持性文件与质量记录:

　　6、1《外来文件接收登记表》ej-qr-qp6、3-01

　　6、2《外来文件处理表》ej-qr-qp6、3-02

　　6、3《外来文件销毁登记表》ej-qr-qp6、3-03

　　6、4《文件/资料借阅登记表》 ej-qr-qp6、1-01

　　6、5《文件/资料发放登记表》 ej-qr-qp6、1-04

外来文件管理制度 篇五

　　物业公司外来文件管理规程

　　1、目的

　　通过对外来文件的有效管理,以保证分公司现场使用的外来文件都是最新版本的有效文件。

　　2、适用范围

　　分公司收到的上级公司或政府部门颁发的各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。

　　3、职责

　　3、1行政部负责收集、整理国家政策、法律、法规等行政性文件。

　　3、2工程部负责收集、整理国家标准、行业规范、操作规程等技术性文件。

　　3、3物业部负责收集、整理服务收费、城建管理等行业性文件。

　　3、4保安部负责收集、整理消防、治安管理等法律法规文件。

　　3、5分公司总经理负责批准外来文件在分公司的执行。

　　4、实施程序

　　4、1文件的识别

　　4、1、1根据文件的种类,分为国家法律法规文件、国家标准和行业规范、规程、标准等。

　　4、1、2相关部门分别负责将与分公司业务范围有关的文件整理出行政性/技术性/行业性/法律法规外来文件目录。目录应列明文件编号、名称、发布日期。

　　4、2文件的转换

　　行政性/技术性/行业性/法律法规文件目录,分别由行政部、工程部、物业部和保安部经理签署审核,由分公司总经理批准。

　　行政部负责把批准转换的外来文件原件收集归档,并编制《外来文件清单》。

　　4、3控制发放

　　行政部对所需要使用的文件加盖受控章,并负责发放、借阅和保管,做好发放和借阅登记。当外来文件发生版本更替时,行政部负责更新《外来文件清单》。及时发放新版文件,收回旧版文件,并加盖作废章后销毁或处置。

　　5、相关文件和质量记录表格

　　5、1《外来文件清单》

　　5、2《公文处理办法》

　　5、3《文稿签发单》

　　5、4《文件阅办单》

　　5、5《发放文件登记表》

　　5、6《文件借阅登记表》