文秘需掌握的电脑办公技巧(精选3篇)

文秘需掌握的电脑办公技巧 篇一

在现代社会中，电脑已经成为文秘工作不可或缺的办公工具。掌握一些电脑办公技巧不仅可以提高工作效率，还能提高工作质量。下面将介绍一些文秘需掌握的电脑办公技巧。

首先，熟练使用办公软件是文秘工作的基本要求。常用的办公软件包括Microsoft Office套件，如Word、Excel、PowerPoint等。熟练使用这些软件可以帮助文秘人员处理日常的文字编辑、数据分析和演示工作。比如，使用Word进行文档编辑时，可以掌握一些快捷键，如Ctrl+C复制、Ctrl+V粘贴等，以提高编辑速度。使用Excel进行数据分析时，可以学会一些常用的函数，如SUM求和、AVERAGE求平均值等，以便更好地处理数据。使用PowerPoint进行演示时，可以学会一些幻灯片切换和动画效果的应用，以增加演示的吸引力。

其次，掌握一些文件管理的技巧也是文秘工作中必不可少的。在日常工作中，文秘人员需要处理大量的文件和文档，因此，良好的文件管理能够有效地提高工作效率。比如，可以使用文件夹和子文件夹来分类存储文件，以便于查找和整理。可以使用一些文件命名规则，如按照日期、项目名称等来命名文件，以便于快速定位。此外，可以学会使用一些文件搜索工具，如Windows系统中的搜索功能或第三方软件，以快速找到需要的文件。

另外，掌握一些网络办公的技巧也是文秘工作中的一项重要能力。随着互联网的发展，越来越多的办公工作可以通过网络进行，比如邮件沟通、在线会议等。因此，文秘人员需要熟悉一些网络办公工具的使用。比如，可以学会使用电子邮件客户端软件，如Outlook、Foxmail等，以便于高效地收发邮件。可以学会使用在线会议工具，如Zoom、Teams等，以便于与他人进行远程会议和协作。此外，还可以学会使用一些在线存储和分享工具，如OneDrive、Google Drive等，以便于文档的共享和协作编辑。

综上所述，文秘人员需要掌握一些电脑办公技巧，以提高工作效率和质量。熟练使用办公软件、良好的文件管理和掌握网络办公技巧都是文秘工作中的重要能力。只有不断学习和提升自己的电脑办公技巧，才能适应现代办公环境的需求，提高自己的竞争力。

文秘需掌握的电脑办公技巧 篇三

文秘需掌握的电脑办公技巧

　　随着时代的发展，文秘的工作也在不断地进步。掌握一些电脑的办公技巧已经是现在文秘必备的了。下面我们就来谈谈文秘人员须掌握的电脑技巧。想了解更多相关资讯请持续关注我们应届毕业生培训网。

　　一、红头文件的制作及标准

　　1、进行页面设置

　　选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米　下：3.5厘米　左：2.8厘米　右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

　　2、插入页号

　　选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端(页脚)”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

　　3、发文机关标识制作

　　选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。

　　选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。

　　选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

　　首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的'Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” ——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。

　　5、文号制作

　　平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。

　　上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

　　6、主题词制作

　　选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板(*.dot)”;“文件名”：给模板命名;“保存位置”：模板所在路径(一般不做，默认即可)。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。

　　2.制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

　　标 题——二号小标宋字体，居中显示; 主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式;

　　正 文——三号仿宋字体;

　　成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。

　　文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调

　　三、用Word制作电子公章

　　1、图章轮廓

　　选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。

　　2、编辑文字

　　在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。

　　3、插入五角星

　　在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊!

　　但是，用Word制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时候，我们可以用办公之星来制作可以防伪的电子公章。