浅谈资料的整理(精选3篇)

遍及山河分享2011-06-01 07:37:40 次阅读

浅谈资料的整理篇一

随着信息时代的到来，我们每天都会接触到各种各样的资料，无论是工作上的文件、学习上的笔记，还是生活中的收据、合同等等。如何有效地整理这些资料，成为了我们必须面对的问题。本文将从几个方面来浅谈资料的整理方法。

首先，整理资料时，我们可以根据不同的类别进行分类。例如，将工作文件分为项目文件、合同文件、报告文件等；将学习笔记分为课堂笔记、复习笔记、教材摘录等。这样一来，我们在需要查找某个资料时，就可以迅速定位到相关的文件夹或文件，提高工作效率。

其次，对于大量的资料，我们可以采用时间顺序进行整理。将资料按照时间的先后顺序排列，可以清晰地了解到每个资料的产生和变化过程。这种整理方法适用于需要追溯历史记录的情况，例如项目的进展情况、合同的签订过程等。同时，我们可以使用电子工具来辅助整理，例如使用电子表格、文件夹等来记录和存储资料。

此外，我们还可以使用标签和索引来整理资料。在每个资料上加上标签，可以迅速找到相关的资料。例如，给工作文件加上项目名称和关键词标签，给学习笔记加上科目和章节标签等。同时，在整理资料时，我们可以制作索引，将相关的资料进行整合，并在索引中记录下每个资料的位置和内容概述。这样一来，在需要查找某个资料时，只需要查阅索引即可，省去了翻找大量文件的麻烦。

最后，对于一些重要的资料，我们可以进行备份和归档。备份是为了防止资料的丢失，可以将重要的文件复制到不同的存储设备或云端；归档是为了长期保存和保护资料，可以将一些不常用的资料进行整理、封存，并在归档盒或柜子中存放起来。这样一来，即使原始资料丢失或损坏，我们仍然可以通过备份和归档来找回和恢复资料。

综上所述，资料的整理是一项重要的工作，它可以提高我们的工作效率和信息管理能力。通过分类、时间顺序、标签和索引的方法，我们可以更加方便地查找和管理资料。同时，备份和归档也是保护资料和知识的重要手段。希望本文的浅谈可以对大家在日常生活和工作中的资料整理提供一些帮助。

浅谈资料的整理篇二

资料的整理是一项重要的工作，它涉及到我们的工作效率和信息管理能力。本文将从不同角度来浅谈资料的整理方法。

首先，对于工作中的资料，我们可以按照不同的类别进行分类。例如，将项目文件分为计划文件、实施文件、总结文件等；将合同文件分为签订合同、履行合同、终止合同等。分类整理可以帮助我们更好地了解资料的内容和用途，并且方便后续查找和使用。

其次，整理资料时，我们可以采用时间顺序进行排列。将资料按照时间的先后顺序整理，可以清晰地了解到每个资料的产生和变化过程。这种整理方法适用于需要追溯历史记录的情况，例如项目的进展情况、合同的签订过程等。同时，我们可以使用电子工具来辅助整理，例如使用电子表格、文件夹等来记录和存储资料。

浅谈资料的整理篇三

资料整理工作越来越得到各方面的重视。为做好资料管理工作，把对资料的研究引向深入，使之能充分发挥作用，为我所用，笔者结合自身体会对其进行分析研究，并取得了一些初步认识。

一、资料整理工作中重要一环

实践表明，编写资料长编作为资料整

理基础工作中的重要一环，对编纂书籍及保证类书的质量具有重要作用。具体地说，资料长编的作用可以概括为如下几个方面。

一是有利于熟悉、检查和考证资料。首先，通过我们的思维将所有搜集到的资料归类、分档、排比、取舍、消化，使其系统化，对其产生由感性到理性的认识，不仅可以让我们熟悉资料，还可以更全面、更深层次地了解和掌握资料。其次，有利于对所搜集的各类资料作一次全面的查漏补缺。通过整理，可以发现按类书的篇目要求是否缺项、断线。第三是有利于对资料作进一步考证。整理资料长编，在消化、排比、印证资料时，就容易发现问题，进而对有疑问的资料进行考证、核实，以保证资料的质量。

二是有利于篇目修订。资料长编是修订和完善篇目的参照坐标。它可以为修订书类书篇目直接提供参照，通过对照可以看出哪些内容可以记，哪些内容不能记，哪些资料翔实，哪些资料单薄，不能支持相应的记述单元，以此来修订和完善篇目。此时修订出来的篇目，应该说是比较合理、比较实际、比较科学的。

三是有利于书稿的编写。一方面通过整理资料长编，可使编者进一步清晰所记事物的发展脉络，明确主导思想。同时通过对所有搜集到的原始资料经过去粗取精、去伪存真的整理，可挤出大量水分，筛选出大量有价值的及能反映事物本质的深层资料。另一方面，在编类书的过程中，会经常出现人员变动，频繁的人员变动会直接影响编修的进度和质量。有了资料长编，如发生人员变动，新接手者就不必再从搜集、整理资料等最原始工作开始，而是直接熟悉资料长编就可以了。

四是为审改书稿提供依据。书稿是需要经过反复修改才能最后完成的。这些修改，有的是文体文风上的，而更多的则是对记述史实的核对和校正。如我们在由长编向书稿的过渡中，难免人为的出现一些笔误及资料删削造成断章取义，这些都不同程度地扭曲了事物发展的原有轨迹。书稿完成后，主编或审稿人员一但发现这些问题就必然要重新去查阅资料进行核对。如果资料长编也不完整，没关系，因为它后面标明资料出处，可以再去查，这样既准确又快捷。

五是具有较高的存史价值。资料长编是为编纂类书服务的。那么类书完成后，资料长编是不是就没有用了呢?一般来说，类书的规模、容量毕竟是有限的，而长编容量可以比类书多出几倍，许多类书未能录入的资料，长编都可以录入。读者在翻阅长编时可看到比类书更多的资料。所以编写长编有利于存史，有利于为以后的研究者进行更深入的研究创造条件、打下基础。

二、怎样进行资料长编的编写

1?确定资料长编的提纲。确定长编提纲，可以按事物的类别立题，也可按事物发展的时期立题。如果资料较杂，放在同一题下会使层次不清，可再设若干个子目加以区分，以使层次分明，错落有致。

2?选取资料。概括起来主要应选取以下6个方面的资料。一是能反映记述主体的发展轨迹、兴衰起伏的全过程的资料。二是能反映记述主体的时代特点、地方特色的资料。三是能反映记述主体本质的典型资料、对比资料及相关的背景资料。四是能反映宏观面貌以及记述主体各类项之间内在联系的资料。五是各类人物活动方面的资料。六是有价值的图、照、表资料。

在具体操作中我们还将遇到一些具体问题，需注意：一是，内容基本重复的同类资料，只选精炼集中的，但未入选资料也应置题于后(注资料出处) ，不可轻易丢掉。二是，同记一事的几个资料，如各有特点，可一起收入，各注出处。三是，在摘录同一篇资料时，如要跳过无用的句子、段落进行连写，中间一定要加某某略，不可直接连在一起摘录。四是，为了突出主次，选背景资料只摘简练部分、“画龙点睛”的段落，放在主体资料之前。佐证资料一般只录题目，放主体资料之后。五是，整理资料长编时最好采用复印方法，如果是手抄的文字稿必须按照原文抄录。六是，原始资料中如有错字、漏字、繁体字等，编者则需作进一步整理，如有看不清的字，自己又无法准确判定，可用方框表示，有几个字就用几个方框。有漏字、错字的，可用括号填上漏掉的或改正的字。有繁体字的一般可改写简化字，但有少数繁体字改成简化字后影响原文的含义，造成误解，仍需用繁体字。

3?编排资料。选取资料工作完成后，要根据提纲的要求对其进行编排，分别将资料按时间顺序编排到相应的记述单元，并进行必要的连接处理。有因果关系的段落可以直接连接，没有因果关系的段落要加联缀语说明二者之间的关系。