收发文件管理制度【实用6篇】

收发文件管理制度 篇一

随着现代社会的快速发展，各种电子设备和通信技术的广泛应用，文件的收发管理变得越来越重要。为了提高工作效率、保障信息安全和规范工作流程，建立一套科学的收发文件管理制度是必不可少的。

首先，建立一个统一的收发文件登记系统是必要的。每当有文件需要收发时，都应该在系统中登记相关信息，包括文件名称、发送人、接收人、时间等。这样可以方便对文件的跟踪和查询，避免文件的遗漏或丢失。

其次，制定明确的收发文件流程是关键。在制度中应明确规定文件的接收、处理和转发的具体步骤和责任人。例如，文件的接收人应及时确认收到文件，并在一定时间内进行处理或转发。同时，需要建立相应的催办机制，确保文件的及时处理和反馈。

此外，要加强对文件的保密措施。在制度中应规定涉密文件的传递和存储必须符合相关的保密要求，确保文件的安全性。对于一些重要的文件，可以采用加密或密码保护等措施，防止未经授权的人员查阅或篡改文件。

另外，制度中还应规定文件的保存期限和归档要求。不同类型的文件应按照相应的规定进行保存和归档，以便日后查阅和审查。同时，还要加强对归档文件的管理，确保其安全性和完整性。

最后，建立一个定期评估和改进的机制是必要的。制度的实施应该不断进行监督和评估，及时发现问题并进行改进。可以定期组织文件管理培训，提高员工的意识和能力。同时，还可以邀请专业机构或专家进行评估，找出不足之处并提出改进建议。

总之，收发文件管理制度的建立对于提高工作效率、保障信息安全至关重要。只有建立起一套科学、规范的制度，才能更好地管理和利用文件资源，提高工作效率和质量。因此，各个单位和组织都应该高度重视收发文件管理制度的建立和实施。

收发文件管理制度 篇二

随着信息化时代的到来，文件的收发管理也面临着新的挑战和机遇。为了更好地适应现代工作的需求，建立一套科学的收发文件管理制度是非常重要的。

首先，制度应该注重信息化技术的应用。利用电子邮件、文件传输协议等技术，可以实现文件的快速、准确和安全的传递。通过建立电子文件管理系统，可以方便地对文件进行存储、查阅和管理，提高工作效率和信息安全性。

其次，要加强对文件的分类和归档管理。根据文件的性质和用途，对文件进行合理的分类和编目，确保文件的易查性和持续可用性。同时，对于一些重要的文件，应制定相应的归档要求，确保其长期保存和保护。

此外，制度中应规范文件的命名和编号方式。文件的名称和编号应具有一定的规范性和唯一性，以便于标识和查找。可以采用一定的命名规则和编码规则，使得文件的命名和编号更加规范和统一。

另外，要加强对文件的安全管理。制度中应规定涉密文件的传递和存储必须符合相关的保密要求，防止文件的泄密和篡改。可以采用加密或密码保护等措施，确保文件的安全性和完整性。

最后，要建立一个完善的审批和审核机制。制度中应规定文件的发送和接收必须经过相应的审批和审核程序，确保文件的合法性和准确性。同时，还要建立相应的监督和检查机制，及时发现问题并进行纠正。

总之，建立一套科学的收发文件管理制度对于提高工作效率、保障信息安全和规范工作流程至关重要。各个单位和组织都应高度重视，加强制度的建立和实施。只有建立起一套科学、规范的制度，才能更好地管理和利用文件资源，提高工作效率和质量。

收发文件管理制度 篇三

　　一、编制目的

　　为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

　　三、相关职责

　　1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

　　2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

　　四、文件收发程序

　　1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

　　2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

　　3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

　　4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

　　5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

　　6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

　　7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

　　五、文件轮阅程序

　　1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

　　2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

　　3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

　　六、其他

　　1.本制度自签发之日起执行。

　　2.本制度最终解释权归综合办公室。

收发文件管理制度 篇四

　　第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

　　第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

　　第三条 公文的签收

　　1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

　　2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

　　第四条 公文的编号保管

　　办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。 2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。 第五条 公文的阅批与分转

　　1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

　　2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。

　　3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第六条 文件的传阅与催办

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。

　　5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。

　　6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

　　第七条 发文的规定

　　1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。 2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。

　　3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

　　第八条 发文的范围：

　　1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。

　　2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于：

　　(1)公布单位规章制度；

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

　　(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；

　　(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；

　　(5)发布有关奖惩决定和通报；

　　(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

　　(7)其他有关重大事项；

　　3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

　　第九条 发文程序规定：

　　1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；

　　2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

　　4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

　　5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；

　　7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

　　8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

　　9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发；

　　10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印；

　　11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；

　　12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。

　　第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

　　第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十二条 办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十三条 文件的归档范围：

　　1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档：

　　(1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

　　(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　(3)公司及部门各种会议记录；

　　(4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等；

　　(5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；

　　(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；

　　(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

　　(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

　　(9)工作日志和公司大事记；

　　(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。

　　第十四条 立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

　　第十五条 文件的时效性

　　是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。 第十六条 文件销毁流程

　　对于多余、重复、过时和无保存价值的`文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。 第十七条 文件销毁要求

　　经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及办公室主任的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字，以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。

收发文件管理制度 篇五

　　一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

　　二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

　　三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

　　四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

　　五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

　　六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

收发文件管理制度 篇六

　　一、总则

　　1、为提高公司行政事务管理效率规范收发管

理工作特制定本制度。

　　2、本制度适用于×××××有限公司收发文件管理。

　　二、收发管理体制

　　1、公司所有收发管理工作均由综合管理部统一负责管理。

　　2、公司指定专职或兼职人员负责收发工作。

　　三、收发业务

　　1、收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报、传真的发送、登记以及特殊文件资料的递送。

　　2、收发人员必须根据有关文件资料如实填写收件登记簿、发文登记表。

　　3、收发业务文件处理按照公文处理办法执行。

　　4、收发文件资料应及时、准确送达有关人员和部门不得延误和积压。

　　5、对公司和员工的信件、资料负责统一接收管理。

　　6、对贵重物品、汇款、邮包要进行专门登记并由个人签字领取。

　　7、未经许可不得随便代理收发工作以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料不得先行使用、阅读。

　　8、对投递错误的邮件应及时退回。

　　9、对违反公司管理制度或与公司利益有冲突的文件、资料、传真件并将情况报告上级主管。

　　四、附则

　　1、本制度解释权属公司综合管理部。

　　2、本制度自公布之日起执行。